Conoce Cómo Hacer una Descripción de Puesto Efectiva para Secretarias

Si estás buscando trabajo como secretaria en México, probablemente te hayas preguntado qué implica realmente esa posición. ¿Cuáles son las tareas que debes realizar? ¿Qué habilidades debe tener un buen candidato para el puesto? En este artículo, te ofrecemos toda la información que necesitas sobre la descripción de puesto de una secretaria.

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¿Qué es una Secretaría?

Una secretaría es un cargo administrativo muy común en cualquier empresa o negocio. Su labor principal consiste en prestar apoyo a los directivos y otros empleados del lugar donde trabaja, asegurándose de que todo funcione sin problemas.

El objetivo principal del trabajo de una secretaria es ayudar al equipo con la organización y coordinación, lo cual puede incluir preparar informes importantes, asistir a reuniones clave, hacer reservaciones para viajes corporativos y organizar agendas ocupadas.

Descripción detallada del Trabajo

A continuación se muestra una breve guía para algunos aspectos más importantes relacionados con el perfil profesional que suele buscar cualquier organizacioón.

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Responsabilidades diarias

Las responsabilidades básicas asociadas con ser secretario generalmente implican proporcionar soporte administrativo en algún nivel dentro del negocio.

Estos pueden incluir responder llamadas telefónicas dirigidas al gerente u otros recursos humanos superior (s), programar reuniones y citas importantes tanto internas como externas por igua.

Otras responsabilidades iniciales podrían integrarse aquí también dependiendo siempre del área específica ámbito empresarial.

Habilidades y conocimientos necesarios

Una persona que trabaja en el puesto de secretaria debe tener habilidades organizativas excepcionales, ser excelente para trabajar con plazos ajustados y generalmente deben saber manejar situaciones difíciles con fluidez.

Deberá poseer conocimientos de informática avanzada además del paquete Microsoft Office sobre todo si es necesario coordinar reuniones vía videollamadas o presentaciones virtuales imprescindibles durante la pandemia actual que vivimos.

Educación requerida

En términos generales, se espera que una Secretaría tenga un mínimo bachillerato y/o educación técnica superior o equivalente según sea el caso. A veces, dependiendo del área empresarial o específico de trabajo pueden requerirse estudios adicionales específicos.

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Preguntas Frecuentes

Qué cosas adicionales podría hacer una Secretaria para aumentar su relevancia dentro de la empresa?

Siempre tratando las labores relacionadas a su puesto principal existen varias maneras en las cuales ella puede crecer profesionalmente como asistir a conferencias relevantes al sector donde trabajas, buscar capacitaciones técnicas tanto presenciales o virtuales para aprender nuevas herramientas afines a la administracion u optimizacion estableciendo objetivos claros hacia los jefes departamentales.

¿Significa esto que cualquier licenciado/a puede tomar un puesto vacante en esta area sin problemas?

En general no hay ningún requisito especializado pero contar con ciertas habilidades especificas como manejo adecuado del acervo bibliográfico digital, redacción impecable comprobada previamente etc… junto con amplia experiencia previa demostrada sirven siempre como mérito extra.

¿Cuanto tiempo se tarda averiguar si uno está siendo considerado para el puesto de Secretaria en una empresa?
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No hay un respond a estandar aqui, pero todo depende siempre del líder departamental establece cuanto tiempo desea llevar el proceso de reclutamiento. Algunas empresas tardan solo unos días mientras que otros puede tomar algunas semanas o incluso meses antes de saber su situación como candidato seriamente considerado. Es recomendable por tanto, darse seguimiento y mantenerse pendiente informándose continuamente hasta obtener la respuesta definitiva.

En conclusión, si estás buscando trabajo en México es importante estar bien informado sobre la descripción de puesto antes aplicar a cualquier oferta laboral relacionada al área administrativa. Antes que nada hay que conocer los aspectos básico y desmembrarlo detalladamente te permite saborear las responsabilidades esperadas y visualizarte casi trabajando allí desde el momento 0 optimizando tus habilidades técnicas previas junto con estas nuevas adquiridas te permitirá brillar competitivamente ante tu empleador potencial en toda fase final del proceso ya definido.

Daniel V Cuervo

Experto en redacción de contenido laboral

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